Datenschutzerklärung
Stand: September 2026
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche Daten wir erheben, zu welchem Zweck wir sie verarbeiten und welche Rechte Sie als betroffene Person haben.
1. Verantwortlicher
ALVORE Boutique Hospitality GmbH
Hotel Schwan & Post
Hohnstraße 35
97616 Bad Neustadt a.d. Saale
Telefon: +49 (0) 9771 17733-0
E-Mail: info@schwanundpost.de
Webseite: www.schwanundpost.com
Vertreten durch die Geschäftsführerin Diana Kümmel-Guszan
2. Datenschutzbeauftragter
Wir sind gesetzlich nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG). Bei allen Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@schwanundpost.de.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
3.1 Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Wir verarbeiten Ihre Daten zur Anbahnung und Durchführung von Beherbergungsverträgen, Reservierungen (Zimmer, Restaurant, Sauna), Tagungs- und Veranstaltungsbuchungen, zum Verkauf von Gutscheinen sowie zur Rechnungsstellung.
3.2 Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Wir verarbeiten Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten sowie des Bundesmeldegesetzes (BMG). Gäste mit ausländischer Staatsangehörigkeit sind nach dem BMG verpflichtet, bei Anreise einen Meldeschein auszufüllen.
3.3 Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Wir verarbeiten Daten zur Verhinderung von Betrug, zur IT-Sicherheit, zur Verbesserung unserer Leistungen sowie zur Bearbeitung von Beschwerden und Reklamationen.
3.4 Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben (z. B. für unseren Newsletter oder für nicht notwendige Cookies), verarbeiten wir Ihre Daten auf dieser Grundlage. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
4. Kategorien personenbezogener Daten
Stammdaten: Name, Vorname, Anschrift; bei meldepflichtigen Gästen zusätzlich Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Seriennummer des Ausweisdokuments.
Kontaktdaten: Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
Buchungs- und Aufenthaltsdaten: Anreise- und Abreisedatum, Zimmernummer, Anzahl der Personen, gebuchte Leistungen, Sonderwünsche.
Zahlungsdaten: Kreditkartendaten (werden nicht dauerhaft bei uns gespeichert), Bankverbindung, Rechnungsanschrift.
Kommunikationsdaten: Anfragen per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular sowie Reservierungskorrespondenz.
Technische Daten: bei Nutzung unserer Webseite IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem und Zeitstempel (siehe Abschnitt 6).
5. Empfänger personenbezogener Daten
Ihre Daten werden nicht an Dritte verkauft. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.
Mögliche Empfänger sind: unser Hotelverwaltungs- und Buchungssystem Mews, unser Webseiten-Anbieter Wix, unser E-Mail-Anbieter IONOS, Zahlungsdienstleister und Kreditkartenunternehmen, Buchungsplattformen (z. B. Booking.com), Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sowie Meldebehörden. Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, sind nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden.
Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist, etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder durch EU-Standardvertragsklauseln.
6. Webseite, Hosting und Cookies
6.1 Hosting: Unsere Webseite wird bei Wix.com Ltd., 40 Namal Tel Aviv St., Tel Aviv, Israel, betrieben. Für Israel besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Soweit Wix Unterauftragnehmer in Drittländern einsetzt, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).
6.2 Server-Logfiles: Beim Besuch unserer Webseite werden automatisch technische Daten (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Seite, Browsertyp) gespeichert. Dies dient der Sicherheit und Fehlerdiagnose. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
6.3 Cookies: Wir verwenden technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Webseite erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Nicht notwendige Cookies, etwa zu Analyse- oder Marketingzwecken, setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Auswahl können Sie jederzeit über unser Cookie-Banner ändern.
6.4 Kontaktformular und E-Mail: Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
6.5 Google Ads und Conversion-Tracking: Wir nutzen Google Ads, um auf unser Hotel aufmerksam zu machen. Dabei wird über die Google-Tags gemessen, ob Besucher nach dem Klick auf eine Anzeige z. B. eine Anfrage senden oder buchen (Conversion-Tracking), und es können Besucher unserer Webseite später gezielt wieder angesprochen werden (Remarketing). Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei können Daten wie IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie Ihr Nutzungsverhalten auf unserer Webseite verarbeitet und an Server der Google LLC in den USA übermittelt werden. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Verarbeitung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung über unser Cookie-Banner (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
6.6 Google Analytics: Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics, um die Nutzung unserer Webseite statistisch auszuwerten und unser Angebot zu verbessern. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei werden Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, Gerätetyp und ungefährer Standort verarbeitet; IP-Adressen werden gekürzt. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit über das Cookie-Banner widerrufen können.
7. Online-Buchung
Für Online-Buchungen nutzen wir das Buchungssystem von Mews. Die im Buchungsprozess eingegebenen Daten werden zur Abwicklung Ihrer Buchung verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Mews ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Mews unter www.mews.com.
8. Newsletter
Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich für dessen Versand. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder Ausgabe oder per E-Mail an uns abbestellen.
Wir setzen kein Profiling und keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO ein.
9. Social-Media-Präsenzen
Wir unterhalten Seiten auf Instagram und Facebook. Beim Besuch dieser Seiten gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Plattformbetreiber (Meta Platforms Ireland Ltd.). Soweit wir gemeinsam mit dem Betreiber verantwortlich sind (z. B. für Seiten-Statistiken), besteht eine Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO.
10. Bonitätsprüfung
Bei Vertragsabschlüssen und in bestimmten Fällen, in denen ein berechtigtes Interesse besteht, prüfen wir Informationen zu Ihrem bisherigen Zahlungsverhalten. Dazu arbeiten wir mit der infoscore Consumer Data GmbH, Rheinstraße 99, 76532 Baden-Baden, zusammen und übermitteln Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihr Geburtsdatum. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Informationen gemäß Art. 14 DSGVO zur Datenverarbeitung bei der infoscore Consumer Data GmbH finden Sie unter https://www.experian.de/icd-infoblatt.
11. Speicherdauer und Löschung
Buchungs- und Rechnungsdaten bewahren wir gemäß den steuerrechtlichen Pflichten (§ 147 AO) bis zu 10 Jahre auf.
Meldescheine bewahren wir gemäß § 30 BMG ein Jahr auf und vernichten sie anschließend.
Daten aus Reservierungsanfragen, die nicht zu einem Aufenthalt führen, löschen wir nach 6 Monaten, sofern keine längere Aufbewahrungspflicht besteht.
Einwilligungsbasierte Daten (z. B. Newsletter) speichern wir bis zum Widerruf.
Technische Protokolldaten der Webseite werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht.
12. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@schwanundpost.de oder an unsere Postanschrift.
Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Telefon +49 (0) 981 180093-0, E-Mail poststelle@lda.bayern.de, www.lda.bayern.de.
13. Datensicherheit
Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, unter anderem durch SSL-Verschlüsselung unserer Webseite, Zugriffskontrollen und regelmäßige Datensicherungen. Unsere Mitarbeitenden sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und werden regelmäßig im Datenschutz geschult.
14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Anforderungen oder unsere Leistungen ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Webseite veröffentlichte Fassung.